Time Management : 3 consigli per gestire al meglio l’agenda dello studio odontoiatrico
Nulla è più importante del tempo! Il tempo è sicuramente una delle risorse più importanti che abbiamo ed è l’unica che non possiamo comprare: dobbiamo quindi imparare a gestirlo al meglio. Questo non vale soltanto nella nostra vita privata, ma anche in quella professionale.
Quando guidi uno studio odontoiatrico non ti occupi della sola gestione del tuo tempo ma, in quanto manager, sei responsabile dell’ottimizzazione dei tempi di ogni poltrona, di ogni operatore, di ogni processo. La gestione del tempo si realizza a partire dall’agenda degli appuntamenti.
Ecco qualche utile consiglio per migliorare la gestione dell’agenda del tuo studio.
- UTILIZZA UN’AGENDA DIGITALE
L’errore più comune, che viene commesso ancora oggi in buona parte degli studi odontoiatrici, è quello di utilizzare un’agenda cartacea: le informazioni contenute al suo interno sono difficilmente condivisibili e visualizzabili e l’analisi della gestione del tempo e la previsione dei profitti non è così immediata. Questo metodo classico di gestione degli appuntamenti fa rallentare le operazioni da compiere quotidianamente.
Un’agenda digitale invece:
- Può essere condivisa da tutti i componenti dello studio
- Può risolvere in modo semplice e veloce ogni inconveniente di natura organizzativa concernente la gestione degli appuntamenti e del lavoro
- Può essere visualizzata in tutta comodità dal proprio dispositivo (PC, Tablet, etc…) e consente di eseguire dei passaggi di comunicazione in tempi rapidi, eliminando i ritardi e qualunque altro disagio nell’organizzazione del lavoro all’interno dello studio
- Consente di fissare gli appuntamenti anche a distanza di anni ed averli sotto controllo
- Ci permette di vedere in una unica schermata a più colonne l’intera giornata per poltrona o operatore.
2 . UTILIZZA I COLORI PER DISTINGUERE GLI APPUNTAMENTI
È un consiglio tanto semplice, quanto efficace. Immagina di aprire l’agenda e di trovarla piena di appuntamenti, senza però nulla che li distingua visivamente l’uno dall’altro: saresti costretto a rileggerli a uno a uno per valutare la loro importanza, la loro difficoltà, la loro durata. L’uso dei colori rende molto più semplice consultare l’agenda.
Assegnando a ogni colore uno specifico significato , ad esempio un tipo di terapia, ti basterà dare un rapido sguardo all’agenda, per avere subito le informazioni più importanti.
Ti sarà sufficiente visualizzare l’agenda velocemente per individuare i momenti più faticosi e impegnativi, quelli più leggeri e delegabili e stabilire qual è la posizione ideale per una nuova visita da programmare.
- CONDIVIDI L’ACCESSO ALL’AGENDA CON TUTTI I COLLABORATORI
Molto spesso la gestione dell’agenda è affidata ad una sola persona nello studio, tipicamente la segretaria. Ogni collaboratore è costretto a rivolgersi alla segretaria per conoscere gli appuntamenti del giorno. Questo non solo introduce nella gestione un passaggio di comunicazione evitabile, ma ostacola il lavoro in team. Un lavoro in team efficace, infatti, deve essere sincronizzato.
Pensiamo invece a quanto sarebbe più comoda la gestione se ogni collaboratore sapesse, in qualunque momento, qual è il programma del giorno (ma anche dei giorni seguenti). Ciascuno saprebbe esattamente cosa fare senza che la segretaria debba ricordarglielo. Dando accesso all’agenda digitale a tutti i collaboratori, le perdite di tempo spariscono, perché ognuno conosce personalmente i propri impegni della giornata, in qualsiasi momento.